BRASÍLIA/DF — Despachantes documentalistas, especialmente aqueles que trabalham com veículos, documentação, registros, licenciamentos, emplacamentos e procedimentos perante órgãos públicos, terão de adaptar sua rotina ao novo sistema de IBS e CBS. Hoje, a atividade está expressamente na lista de serviços sujeitos ao ISS; com a Reforma Tributária, passa a integrar a tributação ampla sobre o consumo.
O setor possui uma particularidade que torna a transição especialmente sensível: o valor movimentado pelo escritório nem sempre corresponde à receita própria do despachante. Taxas públicas, emolumentos e outras despesas podem ser pagas em nome do cliente, enquanto apenas uma parcela corresponde aos honorários efetivamente cobrados pelo serviço profissional. No novo sistema, essa separação precisa estar muito bem documentada.
Despachantes hoje estão expressamente na lista do ISS
A Lei Complementar nº 116/2003 inclui no item 33.01 os serviços de desembaraço aduaneiro, comissários, despachantes e congêneres.
Para o despachante documentalista, isso significa que os honorários cobrados pela prestação do serviço estão, atualmente, dentro da estrutura do ISS, além da incidência dos tributos federais aplicáveis conforme o regime adotado.
Com a transição para IBS e CBS, o ISS deixa de existir gradualmente e a atividade passa a ser tributada dentro do novo IVA.
Despachante documentalista é profissão regulamentada
A Lei nº 14.282/2021 regulamentou nacionalmente a profissão de despachante documentalista e definiu suas principais atribuições.
O profissional atua na mediação e representação de clientes perante órgãos da administração pública federal, estadual, municipal e distrital, podendo acompanhar processos, cumprir diligências, anexar documentos, prestar esclarecimentos, solicitar informações e praticar os atos necessários à representação.
A lei também determina registro no conselho profissional da categoria e permite o exercício da atividade tanto como pessoa física quanto por meio de pessoa jurídica.
Profissão regulamentada não significa redução automática de 30%
Esse é um dos pontos que mais pode gerar confusão na Reforma Tributária. O art. 127 da LC 214 concede redução de 30% das alíquotas de IBS e CBS para determinadas profissões regulamentadas, desde que atendidos os requisitos legais.
A lista, porém, é específica e contempla 18 grupos profissionais, como administradores, advogados, arquitetos, contabilistas, economistas, engenheiros, veterinários, químicos, relações públicas, técnicos industriais e técnicos agrícolas.
Despachantes documentalistas não aparecem nessa relação.
Portanto, embora a profissão seja regulamentada e submetida a conselho profissional, não existe hoje base legal para aplicar automaticamente a redução de 30% do art. 127 aos honorários de despachante.
No regime regular, a tendência é aplicação da alíquota geral
Como a atividade não está entre os regimes diferenciados expressamente previstos para redução, os honorários de despachante ficam, em princípio, sujeitos às alíquotas gerais de IBS e CBS no regime regular.
Isso não significa que já exista uma alíquota conjunta definitiva que possa ser aplicada agora em todas as simulações.
As alíquotas de referência ainda seguem o cronograma e os procedimentos de fixação previstos na legislação da Reforma.
Taxa do Detran não é honorário do despachante
Essa distinção será fundamental. O cliente pode entregar ao despachante valores destinados ao pagamento de taxas de licenciamento, transferência, emissão de documentos, registros ou outras cobranças públicas.
Esses valores não representam necessariamente receita do escritório.
A LC 214 estabelece que reembolsos ou ressarcimentos de valores pagos por conta e ordem ou em nome de terceiros não integram a base de cálculo do IBS e da CBS, desde que a documentação fiscal relativa à operação esteja emitida em nome do terceiro.
Documentação em nome do cliente será decisiva
A exclusão prevista no art. 12 não funciona apenas porque o escritório chama determinada quantia de “reembolso”.
Para afastar o valor da base de IBS e CBS, é preciso que a despesa tenha sido efetivamente paga por conta e ordem ou em nome do cliente e que a documentação correspondente esteja emitida em nome dele.
Para despachantes, isso torna recomendável separar no sistema:
- honorários profissionais;
- taxas públicas;
- emolumentos;
- despesas reembolsáveis;
- outros valores pagos por conta do cliente.
A falta dessa separação pode fazer o Fisco interpretar todo o montante cobrado como parte da remuneração do serviço.
Cobrar tudo em um único valor aumenta o risco de erro
Um orçamento de R$ 1.000 pode conter, por exemplo, R$ 300 de honorários e R$ 700 destinados a taxas e despesas do processo.
Se a documentação estiver correta e os R$ 700 representarem valores pagos em nome do cliente, a análise tributária não é a mesma de uma cobrança de R$ 1.000 integralmente destinada ao despachante.
Por isso, recibos, contratos, NFS-e, comprovantes e sistemas de gestão precisam distinguir claramente a remuneração própria dos repasses.
A Lei dos despachantes já exige separação entre taxas e honorários
A própria Lei nº 14.282/2021 determina que taxas necessárias ao serviço e honorários do despachante sejam pagos contra documentação própria.
No caso de pessoa jurídica, os honorários devem estar acompanhados de nota fiscal; para pessoa física, a legislação da profissão prevê recibo, sem prejuízo das novas obrigações fiscais que venham a ser exigidas pelo IBS e pela CBS.
A Reforma torna essa separação ainda mais relevante do ponto de vista tributário.
Pessoa física também pode ser alcançada pelo novo sistema
A legislação permite que o despachante documentalista exerça a profissão como pessoa física.
A regulamentação da CBS passou a prever obrigações cadastrais e de emissão de documentos fiscais também para pessoas físicas que sejam contribuintes do novo tributo, com início previsto para 2027 conforme o cronograma oficial.
Isso significa que atuar sem pessoa jurídica não elimina automaticamente a necessidade de observar IBS e CBS quando estiverem presentes os requisitos de habitualidade e atividade econômica previstos na legislação.
O local do IBS pode mudar em relação ao ISS atual
No sistema atual, o item 33.01 segue, em regra, a lógica geral da LC 116, em que o ISS é devido no local do estabelecimento prestador, salvo exceções legais.
Com o IBS, os demais serviços que não possuem regra específica de localização seguem, nas operações onerosas, o domicílio principal do adquirente.
Para um despachante que presta serviços a clientes de diferentes municípios ou estados, essa mudança é relevante.
O imposto passa a seguir de forma mais clara a lógica do destino, aproximando a arrecadação do local do cliente.
Atendimento digital amplia a importância do cadastro do cliente
Muitos serviços de despachantes já são executados quase integralmente de forma digital.
O cliente envia documentos por aplicativo ou e-mail, o profissional acessa sistemas públicos, protocola pedidos e acompanha o processo sem que haja atendimento presencial relevante.
No IBS, o endereço do adquirente ganha importância para determinar o destino tributário da operação.
Cadastro incompleto ou endereço incorreto pode gerar erro na divisão do imposto entre os entes federativos.
Despachantes do Simples continuam sujeitos ao Fator R
O Simples Nacional possui regra específica para serviços de comissaria, despachantes, tradução e interpretação.
Essas atividades são submetidas ao Fator R. Quando a relação entre folha de salários e receita bruta atingir o percentual exigido pela regulamentação, a receita pode ser tributada pelo Anexo III; abaixo desse patamar, aplica-se o Anexo V.
O corte continua sendo de 28%.
Portanto, folha de pagamento, pró-labore e faturamento continuam sendo variáveis importantes para o despachante enquadrado no Simples.
Fator R não é a mesma coisa que redução de 30% do IBS e CBS
São mecanismos completamente diferentes.
O Fator R pertence às regras do Simples Nacional e define qual tabela será utilizada para determinadas atividades.
A redução de 30% do art. 127 da LC 214, por outro lado, é benefício próprio do regime regular de IBS e CBS concedido apenas às profissões listadas na lei.
Despachante pode estar sujeito ao Fator R no Simples e, ao mesmo tempo, não ter direito à redução de 30% do art. 127.
Em 2027 surge a escolha entre Simples tradicional e modelo híbrido
A Reforma permite que a microempresa ou empresa de pequeno porte permaneça no Simples Nacional e, ainda assim, escolha recolher IBS e CBS pelo regime regular.
No modelo tradicional, os novos tributos ficam dentro da sistemática do Simples.
No modelo híbrido, IBS e CBS saem do DAS e passam a ser apurados de acordo com a LC 214, enquanto a empresa continua no Simples para os demais tributos.
Para despachantes, o modelo híbrido precisa ser simulado com cautela
Como a atividade não possui a redução específica de 30% do art. 127, o regime regular não deve ser escolhido apenas na expectativa de receber esse benefício.
A análise precisa observar créditos, perfil dos clientes, custos, folha e carga efetiva do Simples.
Um escritório que atende predominantemente pessoas físicas possui realidade diferente de outro que presta serviços para concessionárias, locadoras, transportadoras, frotistas ou outras empresas.
Clientes empresariais podem olhar para o crédito
Quando o cliente está sujeito ao regime regular de IBS e CBS, o crédito tributário pode entrar na comparação entre fornecedores.
Isso faz com que despachantes com atuação B2B precisem analisar não apenas quanto pagarão de tributo, mas também qual crédito poderá ser apropriado pelo cliente conforme o regime escolhido.
Em operações com consumidores finais, esse fator tende a ter menor importância comercial.
Escritório pode ter créditos sobre várias despesas no regime regular
No regime regular, despesas tributadas relacionadas à atividade podem gerar créditos nas condições previstas pela LC 214.
Para um escritório de despachante, podem entrar nessa análise serviços de tecnologia, sistemas, armazenamento eletrônico, telefonia, determinados serviços contratados, equipamentos e outras aquisições vinculadas à atividade.
Folha de salários, porém, não gera crédito de IBS e CBS da mesma forma que uma aquisição tributada.
NFS-e Nacional também entra na rotina do Simples
A Receita Federal determinou que microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples e sujeitas à emissão de NFS-e utilizem o padrão nacional a partir de 1º de novembro de 2026.
As regras relativas a IBS e CBS para essas empresas passam a produzir efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
Para despachantes, isso exige integração entre sistema de atendimento, cadastro de clientes, controle de taxas e emissão fiscal.
Despachante aduaneiro é atividade distinta
É importante não misturar atividades que possuem nomes semelhantes.
A CNAE oficial distingue os despachantes documentalistas e outros despachantes da atividade de despachante aduaneiro.
O IBGE enquadra despachantes documentalistas, legalização de veículos, emplacamento e recurso de multas no CNAE 8299-7/99, enquanto despachantes aduaneiros possuem classificação própria.
Por isso, este texto é voltado principalmente ao despachante documentalista, inclusive aquele que atua com trânsito e veículos.
O maior cuidado será separar receita própria de dinheiro do cliente
Para esse segmento, talvez esse seja o ponto mais importante da Reforma.
Um escritório pode movimentar valores elevados sem que todo esse dinheiro represente receita própria.
Se o sistema não distinguir honorários de taxas, emolumentos e pagamentos feitos em nome do cliente, a base tributável pode ser calculada de forma incorreta.
A LC 214 oferece regra expressa para reembolsos, mas exige documentação compatível com a operação.
A Reforma muda mais do que a alíquota
O despachante precisará revisar contrato, cadastro, forma de cobrança, emissão fiscal, controle de despesas reembolsáveis, endereço dos clientes e modelo de tributação.
Empresas do Simples terão ainda de acompanhar o Fator R e decidir se IBS e CBS permanecem dentro do regime ou serão recolhidos pelo modelo regular.
No novo cenário, organização documental deixa de ser apenas o serviço prestado ao cliente e passa a ser também uma necessidade interna do próprio escritório.
Acompanhe o Radar da Reforma Tributária para acompanhar as regras do IBS, CBS, Simples Nacional, NFS-e e os impactos da Reforma sobre prestadores de serviços e profissionais regulamentados.
Fontes públicas: Lei Complementar nº 116/2003, especialmente item 33.01; Lei nº 14.282/2021, que regulamenta a profissão de despachante documentalista; Lei Complementar nº 214/2025, texto atualizado pela Lei Complementar nº 227/2026, especialmente arts. 11, 12, 47 a 57 e 127; Decreto nº 12.955/2026; Lei Complementar nº 123/2006; Receita Federal do Brasil — Resolução CGSN nº 140/2018, especialmente regras do Fator R; Resoluções CGSN nº 190 e nº 191/2026; Receita Federal do Brasil — orientação sobre NFS-e Nacional para ME e EPP; Ministério da Fazenda — orientações sobre opção pelo regime regular de IBS e CBS para 2027; IBGE/CONCLA — CNAE 8299-7/99 e classificação das atividades de despachantes.
Este conteúdo é informativo e tem como foco os despachantes documentalistas, especialmente aqueles que atuam com documentação, trânsito e veículos. Despachantes aduaneiros possuem enquadramento e regras próprias. A exclusão de reembolsos da base do IBS e da CBS depende do atendimento aos requisitos documentais previstos na legislação.